D’après une enquête menée en 2017 par le cabinet Perfony, le cadre moyen passerait en moyenne 1/3 de son temps de travail en réunion. Si 98 % des personnes interrogées estiment que les réunions sont nécessaires, les trois quarts considèrent aussi y perdre régulièrement leur temps. 3 employés sur 10 avouent d’ailleurs s’y être déjà assoupis. À l’heure où tout le monde court après le temps, mettre fin aux réunions improductives est une nécessité. Et c’est possible, il suffit pour cela d’un peu de bon sens et d’organisation.

 Gaëlle Hoogsteyn

Quelques règles d’or pour une réunion efficace

  • Sélectionnez méticuleusement vos collègues conviés à la réunion : Posez-vous la question : leur présence est-elle indispensable et l’objet de la réunion les concerne-t-il directement ? Chaque participant doit se sentir réellement concerné et attendu le jour J.
  • Définissez un objectif précis : Quel est le but de cette réunion ? Informez et rappelez aux participants l’objectif poursuivi juste avant la réunion. Cela permettra de commencer rapidement la réunion et de la maintenir sur les rails.
  • Établissez un horaire précis: Prévoyez une heure de début et de fin, planifiez les points à l’ordre du jour  et respectez ce que vous avez fixé.
  • Choisissez bien votre moment: Rien de pire qu’une réunion un vendredi à 17h ou sur le temps de midi. Un mauvais timing, c’est l’assurance de collègues distraits, préoccupés par bien d’autres choses que le sujet de la réunion.
  • Prévoyez un timing court : Une réunion courte, c’est avoir la certitude que les participants restent alertes. Si vous ne pouvez pas éviter une longue réunion, pensez à prévoir une pause toutes les heures.
  • Réservez un espace adapté : Une salle trop petite, où il fait trop chaud ou trop froid, affecte l’attention et la motivation des participants. Choisissez aussi de préférence une salle éclairée par la lumière du jour et vérifiez qu’elle dispose de tout le matériel dont vous aurez besoin.
  • Désignez un leader : Son rôle sera de diriger la réunion, de faire avancer la discussion, de gérer le temps et d’assurer le suivi.
  • Faites un suivi actif : Clôturez chaque point à l’ordre du jour en répétant qui fait quoi et quand. Établissez la liste des décisions/actions et communiquez-la rapidement après la réunion.

 Se réunir à l’intérieur

Vous prévoyez des réunions importantes et vous ne disposez pas d’espace suffisant pour organiser celles-ci ? Il existe de nombreuses possibilités pour louer des salles le temps d’une matinée, d’une journée ou plus. Vous avez besoin de remotiver vos troupes ? Parfois, sortir du cadre de l’entreprise permet aussi de stimuler les collaborateurs.

  • Wildtrails dispose d’installations luxueuses et confortables pour accueillir vos réunions. Vous pouvez profiter en exclusivité de ses hébergements et infrastructures avec la disponibilité de tous les services hôteliers et de catering souhaités, au Benelux et dans le nord de la France.

Plus d’infos sur son site web.

  • Le Radisson Blu Balmoral vous accueille dans un environnement calme. Ses 6 salles de séminaire avec lumière du jour, entièrement équipées, de 5 à 200 places, en font l’endroit idéal pour l’organisation de toutes vos réunions.

Plus d’infos sur son site web.

  • Niché au cœur des collines, le Silva Hotel Spa-Balmoral est un lieu unique pour vos réunions. Il dispose de 126 chambres, 16 salles de conférence lumineuses, et se trouve à quelques minutes du célèbre circuit de Spa-Francorchamps.

Plus d’infos sur son site web.

Se réunir à l’extérieur

 Envie d’échapper à la frénésie urbaine ? Pourquoi ne pas vous réunir « au vert » ? Pas besoin toutefois d’entreprendre un long voyage pour trouver de la tranquillité. On a sélectionné quelques pistes pour vous.

  • Azur en Ardenne vous propose des infrastructures modernes dans un écrin de verdure exceptionnel. En plus de ses 4 salles de réunion pouvant accueillir 5 à 200 personnes, vous pourrez également profiter de vastes espaces extérieurs.

Plus d’infos sur son site web.

  • Située au cœur de l’Ardenne, la Barrière de Transinne vous propose 3 salles entièrement équipées pour vos réunions d’équipe, de 10 à 40 personnes. La proximité des forêts vous offrira un environnement propice à la créativité ! Un guide vous fera découvrir les merveilles de la région, lors d’une promenade d’1h30. L’établissement dispose aussi d’un vaste parking.

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  • Au cœur d’un parc d’1,5 ha, La Claire Fontaine vous accueille dans un cadre verdoyant au bord de la rivière. Ses espaces intérieurs et extérieurs sont facilement adaptables aux besoins et tailles de vos réunions. Un restaurant de 200 places, un spa et des chambres d’hôtel sont également à votre disposition.

Plus d’infos sur son site web.

  • Besoin d’air ? Organisez vos prochaines réunions de société en Ardenne. L’Ardenne Meetings Convention Bureau est le point de contact professionnel et gratuit qui peut vous assister dans vos recherches de lieux et/ou d’activités liées à l’organisation de vos événements de société en Luxembourg belge.

Plus d’infos sur son site web.

  • Inscrit au patrimoine mondial de l’UNESCO, le Bois du Cazier est devenu un lieu de vie sur fond de patrimoine industriel. Niché au creux d’un écrin de verdure, cet ensemble architectural est ceinturé de terrils propices aux promenades.

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Réunions avec nuitées 

Votre réunion s’étend sur plusieurs jours ? Ou vous avez prévu de faire venir des collègues, clients, partenaires ou prospects de l’étranger ? Misez alors sur la formule « tout en un » et choisissez un lieu qui propose aussi des chambres d’hôtel.

  • Situé au cœur de la ville de Spa, le Radisson Blu Palace Hotel de Spa dispose de 120 chambres rénovées en 2018. Les 8 salles de réunions, « Aqua » et « Terra » (salles avec lumière du jour), peuvent accueillir 2 à 180 personnes. Vous y trouverez par ailleurs une brasserie et un grand parking.

Plus d’infos sur leur site web.

  • L’hôtel de la Source Spa-Francorchamps dispose de 90 chambres, d’un restaurant et d’un espace Wellness. Pour votre réunion, faites votre choix parmi les 9 salles de séminaire (pouvant accueillir 5 à 400 personnes sur une superficie de 550 m²), toutes éclairées par la lumière du jour.

Plus d’infos sur son site.

Pensez à l’accessibilité

 Vous organisez une réunion en dehors de votre lieu de travail habituel ? Pour éviter les pertes de temps, veillez à choisir un lieu facilement accessible en transport en commun ou en voiture et à vérifier que vous y disposerez d’un parking. Certains de vos invités viennent de l’étranger ? Faites votre choix parmi les lieux de séminaire proches des aéroports.

  • Le Dolce La Hulpe Brussels, situé au cœur de la Forêt de Soignes, est un vrai sanctuaire verdoyant et tranquille, à seulement quelques minutes du centre de la capitale et de l’aéroport international de Bruxelles. Vous y trouverez 40 salles de réunion (de 51 à 750 m²)

Plus d’infos sur son site web.

  • Avec 15 salles de réunion, Vayamundo est le plus grand centre de conférences en Wallonie. Sous un seul toit, vous trouverez tout le nécessaire pour vos réunions et meetings. Le centre se situe à seulement 10 minutes de l’autoroute Liège-Bastogne et est facilement accessible.

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