Développer ses activités nécessite parfois de vous rendre à l’étranger ou, au contraire, de recevoir en Belgique des clients étrangers. Vous avez invité des clients ou partenaires ? Voici quelques idées pour que leur voyage d’affaires se passe au mieux et que vos discussions débutent sous les meilleurs auspices.

Gaëlle Hoogsteyn

Partir à l’étranger, en général, c’est plutôt agréable. Mais quand on voyage pour affaires, cela peut vite devenir stressant, surtout quand les voyages s’enchaînent. Quelle que soit leur nationalité, les clients d’affaires ont des points communs qu’il ne faut pas négliger si vous voulez que votre rencontre débouche sur du concret. Ce sont en général des professionnels expérimentés avec des postes à responsabilités. Particulièrement occupés, ils sont très exigeants. Votre rôle en tant qu’entreprise hôte : mettre tout en œuvre pour éviter que vos invités n’arrivent dans vos bureaux sur les genoux, épuisés ou énervés.

Check-list des points à vérifier

  1. Si vous avez pris en charge la réservation des tickets de train ou d’avion de vos invités, communiquez-leur rapidement les billets électroniques et n’oubliez pas de les informer en cas de changement. Précisez aussi à vos invités comment ils se rendront au lieu de rendez-vous. Allez-vous leur envoyer une voiture ? Doivent-ils prendre un taxi ? Pensez à leur donner toutes les informations utiles ainsi que le nom et les coordonnées d’une personne de référence en cas de besoin.
  2. Indiquez clairement à vos invités où ils doivent se rendre ensuite : au siège de l’entreprise, à un lieu de réunion, à l’hôtel ? Pour chacun de ces lieux, veillez à leur communiquer l’adresse ainsi que les facilités dont ils pourront disposer sur place : pourront-ils y faire usage d’un ordinateur ou doivent-ils prendre leur pc portable ? Y a-t-il du Wifi ? Quel est le code à utiliser ? En communiquant toutes ces informations à vos invités avant leur séjour, vous leur permettez de s’organiser au mieux et vous gagnerez un temps précieux à leur arrivée.
  3. Comment le séjour va-t-il se dérouler ? Le plus simple, pour vos invités et vous-même, est d’établir un programme (heure de réunion, repas, temps de pause…) et d’y inclure les lieux de rendez-vous, les personnes présentes, les numéros de téléphone utiles, etc.
  4. Soyez proactif et n’hésitez pas à interroger vos invités sur d’éventuels besoins spécifiques. Peut-être l’un de vos visiteurs aura-t-il besoin d’un projecteur tandis qu’un autre est allergique à certains aliments ? Vos invités apprécieront sans aucun doute ces petites attentions.
  5. Adaptez votre comportement à l’origine de votre invité : la plupart des Américains vous serrent la main une fois au début d’un projet et une dernière fois quand la mission est terminée. Au contraire, avec un invité japonais, il est d’usage de faire une salutation en inclinant légèrement le buste.
  6. La langue véhiculaire dans le monde des affaires est généralement l’anglais. Si une autre langue doit être utilisée et que vous ne la maîtrisez pas, engagez un interprète tout en veillant à connaître le vocabulaire de base. Bonjour, au revoir, merci, etc. Vos hôtes seront sensibles à ces quelques mots prononcés dans leur langue.

Où recevoir vos hôtes ?

Si vos hôtes séjournent plusieurs jours en Belgique, ils auront besoin de se loger. Où souhaitez-vous qu’ils séjournent ? Près de votre entreprise ? Près de l’aéroport ? Au vert ? En fonction de la durée et du programme du séjour, posez-vous ces questions bien à temps.

Ensuite, veillez à ce que les logements réservés pour vos invités répondent à leurs attentes. Les clients d’affaires se déplacent pour des raisons professionnelles et, à ce titre, ils attendent des services répondant à des besoins spécifiques (le calme, le confort, la qualité des prestations pour l’hébergement et la restauration).

  • Des réunions one-to-one aux conférences pour 1.000 personnes, le groupe Martin’s Hotels vous propose des solutions sur mesure et l’infrastructure la plus appropriée à vos besoins. Toujours dans des lieux magnifiquement situés, à l’identité forte et au charme envoûtant. Faites votre choix parmi ses 7 hôtels en Wallonie.
    Plus d’infos sur son site web.
  • Destiné à une clientèle d’affaires, l’hôtel « Les Comtes de Méan » est un véritable complexe urbain, subtil mélange d’ancien et de contemporain. En plus de ses 125 chambres, l’hôtel dispose de 12 salles de réunion, d’un centre de bien-être, d’un bar et d’un restaurant bistronomique. Sur place, une personne de contact unique sera à votre disposition tout au long de votre séjour.
    Plus d’infos sur son site web. 
  • Tout proche de l’aéroport, le Park Inn Liège Airport est le lieu idéal pour les voyageurs d’affaires : 100 chambres modernes et colorées dans le style Park Inn. 8 salles modulables (259 m²) pour l’organisation de vos réunions ainsi qu’une brasserie-restaurant.
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Où vous réunir ?

Vous prévoyez des réunions importantes et vous ne disposez pas d’espace suffisant pour organiser celles-ci ? Il existe de nombreuses possibilités pour louer des salles le temps d’une matinée, d’une journée ou plus.

  • Point Centre vous accueille pour vos réunions et séminaires au cœur de l’Aéropole de Gosselies. Ses 8 salles de réunion modulables peuvent accueillir de 2 à 180 personnes et sont dotées d’équipements professionnels. Le centre est facilement accessible et dispose d’un vaste parking gratuit.
    Plus d’infos sur le site web. 
  • C’est dans un cadre somptueux et en plein centre-ville que le Théâtre de Liège met à votre disposition ses espaces pour vos réunions ou tout autre événement. Privilégiant le bois, le béton et le verre, le Théâtre de Liège offre un espace total de 7.800 m2 mêlant néo-classicisme et design contemporain.
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Un séjour qui allie plaisir et travail

Personne n’a envie de travailler 24h sur 24. Aussi, pour rendre le voyage d’affaires de vos invités plus agréable, n’hésitez pas à prévoir des temps de pause et des activités ludiques.

  • Expert en événements, Discover Belgium vous propose une offre personnelle et sur mesure. Entre deux réunions, ils vous emmèneront à la découverte des villes et des saveurs belges lors de promenades culinaires et gourmandes. Vous avez plutôt envie de relever un défi ? Choisissez alors une activité dans leur gamme de « Jeux & Aventure ».
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  • Parce que la culture est aussi un outil de relations publiques, l’équipe d’Itinéraires vous propose un service créatif, interactif, exclusif et personnalisé. Plongez dans une atmosphère, laissez-vous raconter votre ville à la croisée de la grande et de la petite histoire. De la visite guidée à l’event culturel, les itinéraires sont adaptables à la demande, sur mesure… et dans toutes les langues !
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  • Le golf est LE sport d’affaires par excellence. De nombreux contrats se concluent d’ailleurs sur le green. Au Naxhelet Golf Club, vous pourrez partager votre temps entre les salles de réunion et le parcours de golf. 35 chambres sont à votre disposition ainsi qu’un centre wellness, un restaurant et un parking.
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Hissez haut le drapeau belge

Vous invitez des clients, prospects ou fournisseurs étrangers en Belgique ? Pour terminer leur séjour en beauté et les convaincre d’investir chez nous, faites-leur découvrir les beautés de notre plat pays.

  • À 50 km au sud de Bruxelles, Charleroi a transformé châteaux, sites miniers, bâtiments verriers et métallurgiques en espaces événementiels et de congrès. Avec son aéroport international, c’est aussi une terre d’industries de pointe et de culture alternative. Le centre de congrès Charleroi Espace Meeting Européen est recommandé pour son accessibilité, sa tranquillité, ses espaces modulables, son auditorium et ses salles adaptées à chaque groupe.
    Plus d’infos sur son site web. 
  • La Cellule MICE de l’Office du Tourisme de la Ville de Mons vous propose une offre complète d’infrastructures et d’activités ainsi qu’un conseil adapté entièrement gratuit. À Mons, vous aurez la possibilité de choisir parmi plusieurs types de lieux pour votre voyage d’affaires.
    Plus d’infos sur le site web de visitMons. 
  • La province de Liège comporte deux destinations si différentes et tellement complémentaires : la région de Liège, ancienne principauté devenue métropole culturelle, et comme jardin, celle de Spa, perle de l’Ardenne ! Avec plus de 50 partenaires de qualité, des devis taillés sur mesure et la livraison de votre séjour « clés-en-main », la Convention Bureau Liège Spa Businessland est votre partenaire idéal pour l’organisation de vos voyages d’affaires.
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